Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
Henkilöstö ja työnhakijat
Liiketoimintamme harjoittaminen edellyttää henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö tunnistetaan tai on tunnistettavissa, kuten nimi, sähköposti, henkilötunnus ja valokuva. Jokainen ihminen arvostaa kuitenkin yksityisyyttään. Olemme sitoutuneita suojamaan asiakkaamme, henkilöstömme, kumppaneidemme ja työnhakijoidemme yksityisyyttä.
Optireal Oy käsittelee asiakkaisiinsa, henkilöstöönsä ja työnhakijoihin liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten tutustu tähän tietosuojaselosteeseen aika ajoin.
Tässä tietosuojaselosteessa on osin yhteisiä periaatteita kaikkien henkilöryhmien osalta, mutta osa periaatteista koskee nimenomaisesti asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita tai henkilöstöhallintoa.
Käsittelemme usein myös asiakasyritystemme henkilötietoja, sillä toimimme henkilötietojen käsittelijän roolissa useille asiakkaillemme. Näiden osalta henkilötietojen käsittelyn periaatteet on kuvattu asiakkaamme tietosuojaselosteissa tai -lausekkeissa sekä Optireal Oy:n ja asiakasyrityksen välisessä sopimuksessa.
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Optireal Oy (jäljempänä myös “Optireal” tai “me”):
Optireal Oy
Y-tunnus: 3104799-5
Hämeentie 135A
00560 Helsinki
FINLAND
www.optireal.fi
Tel: +358505445479
Email: info@optireal.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Janne Gustafsson, janne.gustafsson@optireal.fi
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaita koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:
Palveluidemme toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja palveluiden toimittamiseen ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen liittyen. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja laskutusta, perintää ja asiakaspalautteen hallintaa varten. Käsittelemme yleensä sopimuskontaktien henkilötietoja, mutta myös muiden asiakasorganisaatioon kuuluvien, kuten projektihenkilöstön henkilötietoja. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.
Myynti ja markkinointi. Kontaktoimme potentiaalisia asiakkaita ja toteutamme mm. suoramarkkinointia sekä digitaalisen markkinoinnin kampanjoita, kuten hakukonemainontaa tai sosiaalisen median markkinointia. Näiden osalta saatamme myös tehdä markkinointia asiakasprofiilien perusteella. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi. Emme myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksia varten.
Asiakasviestintä. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestintätarkoituksiin, kuten palautteiden ja tukipyyntöjen hoitamista ja palveluja koskevien tiedoksiantojen tekemistä varten. Tämän osalta henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme ja mahdollisesti myös sopimuksen täytäntöönpano.
Analytiikka ja liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja palveluiden kehittämiseen ja käyttöönottoon liittyvän liiketoimintamme kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.
Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki).
Henkilöstöhallinto ja rekrytointi. Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun, verotukseen ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän antama suostumus. Rekrytoinneissa käsittelemme henkilötietoja pääasiassa sopimuksen valmistelemiseksi ja työnhakijan tai työntekijäehdokkaan suostumuksen perusteella. Työnhakijan antaman suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja.
Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaidemme yhteyshenkilöihin ja projektitiimiin, henkilöstöömme ja työnhakijoihin tai työntekijäehdokkaisiin liittyviä henkilötietoja.
Keräämme asiakkaisiimme (ml. potentiaaliset asiakkaat) liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelun avulla. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä. Potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja saatetaan saada myös ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ja julkisista rekistereistä, kuten LeadFeeder, Fonecta, Discover.org ja LinkedIn.
Tyypillisesti saatamme saada suoraan asiakkaalta tai potentiaaliselta asiakkaalta pääasiassa seuraavia tietoja:
Vastaavanlaisia tietoja voimme saada myös palveluntarjoajilta ja julkisista rekistereistä.
Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja suostumuksella muista lähteistä. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana.
Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:
Työnhakijoihin ja työntekijäehdokkaisiin liittyen saamme henkilötietoja työnhakijoiden osalta henkilöltä itseltään ja suostumuksellaan muista lähteistä. Työntekijäehdokkaiden ja työnhakijoiden osalta saatamme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Mitä arkaluontoisemmasta tiedosta on kyse, sitä harvemmalla on pääsy tietoihin.
Tallennamme suurimman osan tiedoista sähköisessä muodossa ja käytämme merkittävässä määrin sähköisiä palveluja ja työkaluja työtehtävien suorittamisessa. Tällainen palveluntarjoaja saatetaan katsoa henkilötietojen käsittelijäksi suhteessa Optirealiin. Käytämme tällaisia palveluntarjoajia erityisesti seuraavissa asioissa:
Huolehdimme tällaisia palveluntarjoajia käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.
Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (siirronsaajat Yhdysvalloissa) tai EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.
Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan poistaa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (suuri osa työntekijöitä koskevista henkilötiedoista) tai kun tieto on vanhentunutta tai virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.
Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat hyvin suojatut ja lukitut.
Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi pakollista asiakassuhteessa, jotta pystymme varmistamaan että sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.
Osa palveluistamme saattaa edellyttää evästeiden käyttöä ja palvelu ei toimi, mikäli käyttäjä ei salli evästeiden asentamista päätelaitteelle.
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@optireal.fi
Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@optireal.fi.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun tai oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi tai käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@optireal.fi tai kirjallisesti edellä mainittuun yrityksemme osoitteeseen. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön tai kopion henkilöllisyystodistuksesta (peitä kuitenkin tällöin henkilötunnus ja muut tiedot, joita emme tarvitse). Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.
Optireal 2021 © Kaikki oikeudet pidätetään | Tietosuojaseloste | Kotisivut yritykselle: MediaKukkaro
